Peppol a digitálny poštár jednoducho: ako putuje e-faktúra

Čo je Peppol

Podľa Finančnej správy (FS) je Peppol európska sieť pre bezpečnú elektronickú výmenu obchodných dokumentov medzi firmami. Funguje ako digitálna pošta pre faktúry, objednávky a iné dokumenty (portál FS: eFaktúra). Slovensko ju využíva pre povinnú e-fakturáciu a FS uvádza, že sa cez ňu dokumenty vymieňajú vo viac ako 40 krajinách sveta (FS: mýty o eFaktúre). Štandard spravuje organizácia OpenPeppol AISBL.

Faktúra v sieti Peppol nie je obrázok ani PDF, ale štruktúrovaný súbor vo formáte založenom na európskej norme EN 16931 (Peppol BIS). Človek ju vidí v programe v čitateľnej podobe, počítač z nej vie čítať údaje bez ručného prepisovania.

Čo je digitálny poštár

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby. Podľa FS zabezpečí doručenie faktúry správnemu príjemcovi a vydá o tom potvrdenie, takže nemusíš zisťovať, aký systém používa obchodný partner ani kam mu doklad poslať. Poštár nemusí byť samostatná aplikácia: jeho služba môže byť súčasťou účtovného alebo fakturačného programu, ktorý už používaš (FS: mýty o eFaktúre).

Ako e-faktúra putuje

1. Dodávateľ vystaví e-faktúru vo svojom fakturačnom programe v štruktúrovanom formáte.
2. Program ju odovzdá digitálnemu poštárovi dodávateľa.
3. Poštár dodávateľa ju cez sieť Peppol pošle poštárovi odberateľa. Adresáta nájde podľa Peppol ID, ktoré sa pri slovenských firmách odvodzuje od DIČ (podľa FAQ FS sa používa schéma 0245 a DIČ).
4. Poštár odberateľa faktúru doručí do jeho programu a potvrdí doručenie.

Medzi odosielateľom a príjemcom tak stoja dvaja poštári, čomu sa hovorí štvorcestný model (angl. four-corner). Ak sa e-faktúra odošle cez digitálneho poštára, FS z nej automatizovane získa údaje iba v rozsahu, ktorý ustanovuje zákon o DPH (FS: mýty o eFaktúre).

Čo to znamená v praxi

• Na prijímanie môžeš mať pre jedno DIČ len jedného poštára, na odosielanie aj viacerých (FS).
• Výber poštára robíš na portáli FS (vPDS). Môže ho urobiť konateľ, štatutár alebo oprávnená osoba, napríklad externý účtovník.
• Zoznam certifikovaných poskytovateľov a zoznam poskytovateľov v procese akreditácie zverejňuje FS na portáli eFaktúra.
• Faktúru si zobrazíš v programe v čitateľnej podobe, s XML súborom nemusíš pracovať ručne.

Podľa čoho poštára vybrať

Výber poštára necháva FS na podnikateľovi. Pomôcť ti môžu tieto otázky:

• Je certifikovaný? Poskytovateľ má byť na zozname certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, ktorý vedie FS. Ak ide o sprostredkovateľa, over, pod akým certifikovaným poskytovateľom pôsobí.
• Funguje s tvojím programom? FS odporúča overiť u dodávateľa účtovného alebo fakturačného programu, či bude e-fakturáciu podporovať a či je prepojený s poštárom.
• Čo je v cene? Pozri, aký je limit dokladov, čo sa účtuje nad limit a či sa do limitu počítajú odoslané aj prijaté e-faktúry.
• Kto za službu zodpovedá? Over, kto je zmluvným partnerom a kto zabezpečuje technickú stránku, a kde je to napísané.
• Čo ak poštára budeš chcieť zmeniť? Spýtaj sa vopred, ako prechod k inému poštárovi prebieha.
• Kto ti pomôže? Zisti, aká je podpora, keď sa niečo zasekne.

Ako to rieši Dakoty

Dakoty je CRM s fakturáciou: e-faktúru vystavíš z faktúry v aplikácii a odošleš ju cez sieť Peppol, prijaté e-faktúry vidíš na tom istom mieste. Odosielanie cez Peppol je súčasťou ceny plánu, limit plánu platí spolu pre odoslané aj prijaté e-faktúry a nad limit sa účtuje 0,02 € bez DPH za doklad.

Doručovaciu službu poskytuje JEDNA TRICAŤ s. r. o., ktorá je zapísaná v zozname sprostredkovateľov doručovacej služby FS pod certifikovaným poskytovateľom Verteco digital services, s. r. o. (PA SK ID EFSK000031). Pri výbere vo vPDS preto hľadaj riadok Dakoty / JEDNA TRICAŤ s. r. o. a nevyberaj priamo Verteco. Postup krok za krokom je v návode, úplné znenie informácie o poskytovateľovi na stránke Poskytovateľ doručovacej služby.